Система "BPE: АРЕНДА СЕЙФОВЫХ ЯЧЕЕК" является составной частью семейства продуктов, построенных на платформе BPE - Banks Products Engine, реализующей объектную модель описания и работы с базовыми сущностями и предоставляющей средства построения различных протоколов обмена Системы с внешней информационной средой.

Благодаря возможностям  платформы BPE Система легко интегрируется в контур документооборота различных ИБС посредством открытой подсистемы импорта-экспорта. Подсистема  импорта-экспорта обеспечивает передачу операций в учетное ядро любой АБС как режиме on-line, так и в пакетном режиме. При этом могут использоваться различные схемы сворачивания аналитических  счетов, что особенно актуально для банков, активно занимающихся розничным бизнесом.

Используя встроенный в BPE режим настройки дерева объектов, администратор получает возможность расширять схему Базы Данных (БД), вводя новые справочники, классификаторы, дополнительные параметры существующих объектов (договоров, счетов, клиентов).

Механизмы администрирования и защиты от несанкционированного доступа реализованы в соответствии с требованиями Сбербанка России и представляет собой высоконадежную двухуровневую структуру.

В рамках системы "BPE: АРЕНДА СЕЙФОВЫХ ЯЧЕЕК" осуществляется

• Настройка типовых схем обслуживания договоров аренды.
• Заполнение пакета документов на аренду ячеек.
• Учет договоров и дополнительных соглашений (о продлении срока аренды). 
• Контроль состояния (заполняемости) депозитария.
• Формирование документов и набора отчетных форм.

Система предоставляет возможности гибкой настройки типовых  схем ведения  договоров аренды, разработанных Банком.

В рамках  типовой схемы  определяются стандартные параметры  договора аренды, перечень реквизитов договора, алгоритмы расчета арендной платы, штрафных санкций, шаблон текста договора для печати.

Типовой состав параметров договора аренды сейфовой ячейки:

• Номер договора:   уникальность номеров поддерживается среди договоров всех типов, имеется внутренний и внешний номер договора
• Номер сейфовой ячейки с указанием типа ячейки:  поддерживаются различные схемы нумерации  ячеек хранилища.
• Сроки аренды.
• Порядок оплаты (валюта, курсы пересчета и т.д.)
• Информация о произведенных оплатах по договору:
  • сумма арендной платы, рассчитанная по тарифу в указанной валюте; 
  • сумма арендной платы, рассчитанная по тарифу в рублевом эквиваленте по текущему курсу  заданного типа;
  • сумма залога за ключ;
  • информация о платежных документах на оплату (номера квитанций, платежных поручений);
    Суммы платежей автоматически рассчитываются  с  разбивкой на чистый доход и НДС, также  рассчитываются рублевые эквиваленты всех сумм по текущему курсу заданного типа.
• Информация о дополнительных соглашениях
  Список дополнительных соглашений  формируется  в виде журнала соглашений, из которого производится  просмотр текстов соглашений и их печать.
• Статус договора аренды
  • Действующий: статус поддерживается с учетом дополнительных соглашений;
  • Просроченный: статус поддерживается с учетом дополнительных соглашений;
    Просроченными считаются  договоры, дата окончания срока аренды которых по основному договору или, в случае наличия, по дополнительному соглашению меньше текущей. 
  • Пролонгированный неоплаченный;
  • Пролонгированный оплаченный;
  • Закрытый:  при закрытии указывается причина из справочника;
• Информация об арендаторе для договоров типа "На одно физическое лицо";
• Информация об арендаторе для договоров типа "На двух и более физических лиц одновременно":  предусмотрено  требуемое количество блоков реквизитов "информация об арендаторе-физическом лице";
• Информация об арендаторе для договоров типа "На одно юридическое лицо";
• Информация о залоге, перечень денежных купюр, отданных в залог за ключ.

Операции по договорам аренды

В "BPE: АРЕНДА СЕЙФОВЫХ ЯЧЕЕК" реализован  полный спектр бизнес-операций по договорам  аренды:

• заключение предварительного договора (заказ ячейки);
• открытие договора;
• внесение суммы на гарантийный депозит;
• печать пакета  документов при открытии договора;
• расчет  и оплата аренды; 
• начисление  штрафных санкций;
• плата за использование ячейки сверх оговоренного срока;
• пролонгация договора; 
• досрочное расторжение; 
• зачисление  части/всей залоговой  суммы в доходы банка при утрате ключа, нанесении ущерба имуществу или  наступлении других условий, предусмотренных договором;
• взимание комиссий за дополнительные услуги;
• возврат залоговой стоимости клиенту на указанный им счет;
• закрытие договора аренды.

Каждая  операция сопровождается автоматическим формированием бухгалтерских проводок и печатью соответствующего операции набора  документов.

Проведенные операции отражаются на  аналитических счетах,  проводки передаются в подсистему экспорта для  передачи в Операционный День Банка.

В процессе обслуживания договора аренды сейфа Банк может предоставлять своим клиентам дополнительные услуги, такие как:

• Консультации работников банка;
• Предоставление банковской техники (счетчиков банкнот, детекторов и т.п.)
  В системе ведется перечень услуг такого рода, который Банк может расширять по мере наращивания  перечня услуг, рассчитывается и взимается комиссия  за  услуги в соответствии с настроенными тарифами.

Специальные схемы обслуживания и предложения для VIP-клиентов.

В параметрах любого заключенного договора можно указать индивидуальные для данного клиента параметры и условия, для VIP клиентов возможно заключение договора с эксклюзивными условиями или  дополнительными операциями по договору.

Для каждого договора может быть определено  произвольное число  лиц, имеющих доступ к ячейке в соответствии с условиями договора аренды. Ячейки хранилища могут использоваться как индивидуальные ячейки, а также как база для расчетов по сделкам  с недвижимостью и при других сделках. В качестве клиентов по договору аренды могут одновременно выступать как физические, так и юридические лица, что позволяет вести учет сделок с участием физических лиц и риэлторских компаний. Состав участников договора аренды  может меняться в течение срока действия договора аренды.

Отдельно определяются лица, имеющие доступ к ячейке на основании  доверенности.

Отражение в  бухгалтерском учете  операций с сейфовыми ячейками:

Для каждой технологической операции, которая влечет за собой изменения в бухгалтерском учете,  настраиваются параметры документа, схема проводок и   алгоритмы расчета сумм, в том числе расчет чистого дохода и суммы НДС.

По каждому договору ведется журнал выполненных операций, на основании которого происходит формирование документов в системе бухгалтерского учета. 

В журнале операций  по договору предоставляются возможности просмотра сформированных бухгалтерских проводок, модификации и отката проведенных операций.

Отчетность и статистика.

По результатам анализа базы договоров аренды и состояния сейфового хранилища формируется набор статистических сводок и отчетов о текущем состоянии договоров, ячеек, ключей  и хранилища в целом. В "BPE: Аренда индивидуальных сейфов" предусмотрена печать следующего пакета отчетности:

• История заполнения ячейки: обзор договоров и доп.соглашений, в которых была задействована данная ячейка, история смены статусов ячейки, отметки о поломках, ремонтах, утере ключей;
• Текущее состояние сейфового хранилища: список ячеек с указанием состояния и других характеристик, статистика заполненности;
• Описи ключей: все банковские ключи, свободные клиентские ключи,  дубликаты банковских и клиентских ключей;
• Прогнозные отчеты: потенциально просроченные договоры;
• Статистика  по договорам аренды: в разрезе действующих, пролонгированных (оплаченных/неоплаченных), просроченных, закрытых;
• Статистика по клиентам: использованные ячейки  в разрезе архивных и действующих договоров;

Статистическая сводка о хранилище: информация о количестве и состоянии ячеек в разрезе типов; информация о заключенных за период договорах в разрезе неоплаченных/действующих/закрытых, по срокам аренды; расчет доходности;

Преимущества внедрения "BPE: Аренда индивидуальных сейфов".

При минимальных сроках и трудоемкости внедрения система "BPE: Аренда индивидуальных сейфов" является полным функционально законченным решением для предоставления услуг аренды сейфовых ячеек.  Внедрение системы позволит Банку:

• Улучшить качество обслуживания клиентов.
• Ускорить процесс подготовки документов при заключении договора аренды.
• Ускорить получение  управленческой информации  о состоянии депозитария. 
• Увеличить число услуг, которые предлагаются в одном пакете с договором аренды сейфа.
• Сократить расходы на деятельность, связанную с обслуживанием договоров. 
• Обеспечить безопасность и сохранность информации по договорам аренды сейфовых ячеек.

Программный комплекс (ПК) "BPE: Аренда индивидуальных сейфов" полностью удовлетворяет требованиям к коробочным решениям. Более 50 внедрений системы, большая часть из которых  осуществлены  без  участия разработчика,   лучшее тому подтверждение.
Дополнительно к поставке коробочного решения обеспечивается бесплатная горячая линия + Off-line консультации  в процессе внедрения и эксплуатации ПК "BPE: Аренда сейфовых ячеек".