Система "SCOUT - Торговля и Склад" является масштабируемым полнофункциональным решением для  автоматизации бизнес-процессов предприятий и холдингов, основным направлением деятельности которых является оптовая и розничная торговля.  

Ядро системы, спроектированное на платформе "SCOUT-V4"  позволяет оптимально настроить документооборот, сопровождающий проведение торговых и складских операций. Проведение документов сопровождается ON-LINE отражением результатов операций в регистрах учета и формированием в реальном времени остатков по складам в разрезе аналитики.

Система объединяет территориально распределенные склады в рамках единой информационной структуры,  при отсутствии  на удаленных  точках каналов связи достаточной  пропускной способности возможна имитация режима OFF-LINE: пакетной обработки документов и репликации отдельных нормативно-справочных и учетных регистров.

Система  включает в себя инструменты для решения задач эффективного ценообразования: для анализа предложений по ценам, управления системой прайсов и скидок.

В учетных регистрах системы  накапливается информация: 
• о наличии и движении ТМЦ в заданном разрезе аналитики в натуральном и стоимостном выражении для целей бухгалтерского и управленческого учета;
• о различных видах реализации ТМЦ (учет и контроль платежей и расчетов); 
• о подготовке и оформление заявок от получателей ТМЦ и на поставщиков ТМЦ;
• о результатах инвентаризаций;
• об отгрузках и возвратах ТМЦ;
• и т.д.

Как результат,  "SCOUT - Торговля и Склад" представляет собой единую информационную среду, обеспечивающую менеджеров различного уровня необходимой и достоверной информацией для принятия текущих оперативных  и управленческих решений.

На базе данных системы   "SCOUT - Торговля и Склад"  производится построение OLAP-кубов и проводится анализ показателей деятельности в приложении "SCOUT-OLAP"

Организация документооборота.

В системе реализована поддержка прохождения документа.  Документооборот понимается как изменение состояния, и/или трансформация документа, и/или отражение в соответствующих учетных регистрах результата выполнения заданной операции над документом.

В  рамках описания Жизненного Цикла Документа  определяются основные состояния документа, допустимые переходы и возвраты из состояния в состояние, точки порождения вспомогательных документов, настраиваются схемы отражения документов в натуральном и стоимостном учете.

Пользователю предоставляется оперативная информация о поэтапном прохождении документа, текущем состоянии документа, дочерних и связанных документах.

В Системе поддерживаются следующие Типы документов:

• Документы, сопровождающие движение товара:
  • накладные на отгрузку, реализацию и перемещение;
  • приходные и возвратные накладные;
  • продажи за наличный расчет или по пластиковым картам;
• Документы по ценообразованию
  • Прайс-листы по видам клиентов;
  • Индивидуальные схемы ценообразования;
• Документы по платежам и расчетам
  • Кассовые ордера
  • Платежные поручения
  • Оплата векселем
  • Взаимозачет.

При вводе, корректировке и обработке документов осуществляется  контроль на допустимость заданных действий с документами в соответствии:

• с уровнем полномочий и настройкой прав доступа пользователя;
• с ограничениями по статусу периода (закрыт/открыт);
• с контролем наличия ТМЦ (при отгрузке) с предупреждением об отрицательных остатках с учетом резервирования.
• и  т.д.

Все действия пользователей над документами протоколируются.

Складской учет

В рамках подсистемы Складского учета решаются задачи управления размещением и хранением товарно-материальных ценностей в рамках следующих бизнес-процессов: 

• приемка товаров по накладным, распределение по складам, формирование первичных складских документов;
• внутрискладские  перемещения, в том числе в розничные точки, в производство и т.д.
• выбытие ТМЦ, формирование расходных складских документов  при отпуске МЦ; при этом поддерживается несколько методик списания ТМЦ; 
• проведение инвентаризации и учет выявленных недостач, излишков с формирования актов;
• динамический пересчет складских остатков, с формированием акта переоценки остатков;
• операции комплектования (разукомплектования) ТМЦ;
• прогнозирование дефицитов по результатам анализа  динамики продаж за период и текущих заказов;
• и т.д.

Реализован широкий спектр  отчетов по товарному движению:

• отчет по остаткам ТМЦ - весь, свободный остаток или зарезервирован;
• отчет по обороту ТМЦ - оборотная ведомость в виде входящее сальдо, приход/расход и исходящее сальдо; 
• отчет по реализации ТМЦ - по всем или заданным видам реализации.
• акт переоценки остатка при изменении цен;
• отчет для сравнения остатка - на двух складах или группах складов;
• отчет по нахождению всех мест размещения данного артикула;
• отчет по движению заданного ТМЦ в заданном месте хранения с составлением реестра документов, образующих это движение;
• и многие другие

Управление сбытом и закупками.

Подсистема предназначена для управления материальными потоками в процессе реализации товаров и готовой продукции.

Система  поддерживает следующие бизнес-процессы:

• настройка различных схем ценообразования с автоматическим пересчетом прайс-листов при изменении параметров, входящих в схему; поддержка индивидуальных схем расчета цены для VIP-покупателей; формирование цен с учетом процента наценки/скидки;
• регистрация заказов и подбор товаров под конкретный заказ;
• отгрузка товара покупателю;
• формирование и отслеживание в рамках схемы движения товаров документов-оснований: счетов; расходных накладных на отпуск МЦ и приходных накладных на возвраты ТМЦ; 
• ввод платежных документов на проведение оплаты (поддерживаются различные схемы расчетов  - по платежным поручениям, кассовым ордерам, векселями, взаимозачеты);
• отслеживание остатков по счетам покупателей/поставщиков;
• формирование  книги покупок/продаж;

При формировании документов на продажу и отгрузке товара со склада  поддерживается возможность  двухэтапного резервирования ТМЦ под  конкретный заказ:  резервирование под заказ, подбор товара для отгрузки, что позволяет избежать овердрафтов в процессе  отгрузки, сохраняя возможность контроля остатков по складам в реальном времени.

Поддерживается схема приема и передачи товара по Консигнации, в рамках которой:

• оформляются документы-основания для приема и отпуска товара на реализацию;
• автоматизированно формируются сопроводительные документы, в том числе, на возврат нереализованного товара;
• контролируется ход реализации консигнационного товара и контролируется ход реализации и платежи  по консигнационному товару.

Система приема заявок на отгрузку через WEB.

Модуль удаленного формирования заявок  на  поставку(покупку) товара  предоставляет возможность ON-line  заказа товара розничным точкам, торговым представительствам, VIP-клиентам и другим заказчикам.
В основной системе такие ON-LINE  заказчики проходят процедуру регистрации, в рамках которой определяется группа товаров, с которой они работают, уровень полномочий по доступу.
После чего удаленный заказчик посредством WEB-интерфейса формирует  заявки на поставку товара, которые сразу помещаются в очередь обслуживаемых заявок: на нее составляется комплект документов, резервируется и отгружается товар.

Модуль Администратор системы

Модуль "Администратор системы" представляет собой комплексный набор средств и инструментов, предназначенных для решения следующих административных задач:

• управление конфигурацией системы;
• управление субъектами бизнес процессов;
• управление доступом в систему;
• управление правами пользователей и групп пользователей;
• контроль над выполненными действиями пользователей;

Основной принцип доступа приложения к базе данных заключается в том, что пользователь приложения, обладающий логическим именем (далее - имя) и паролем внутри приложения, не имеет непосредственного доступа к базе данных под этим именем и паролем, таким образом, исключается возможность несанкционированного доступа к данным системы с использованием сторонних программных продуктов.

Понятие Категории пользователей локализует административно-функциональную принадлежность пользователя. Существуют разграничения доступа к модулям системы на уровне категорий пользователей. Различаются следующие категории пользователей:

• Администратор БД - пользователь MS SQL Server с правами администратора базы данных. Может получить доступ к модулю администратора с возможностью управления конфигурацией системы, создания пользователей SQL и ведения списка администраторов приложения. Администратор БД не имеет доступа к модулям бизнес логики приложения.
• Администратор приложения - пользователь системы, создаваемый средствами приложения. Может получить доступ к модулю администратора с возможностью  управления профилями пользователей приложения и контроля над деятельностью пользователей. Администратор не имеет доступа к модулям бизнес логики приложения.
• Пользователь приложения - пользователь системы, создаваемый средствами приложения. Пользователи ведут бизнес процессы организации. Имеет доступ к модулю бизнес логики приложения в соответствии с выделенными ему правами к функциям и объектам системы. Пользователь приложения не имеет доступа к административным функциям (к модулю администратора).

Техническая реализация. Требования к Техническим средствам.

Система "SCOUT - Торговля и Склад" реализована как Клиент-Серверное приложение, клиентская часть которого реализована на Delphi  под операционной системой Microsoft Windows 98/NT/2000/XP/2003. Под СУБД MS SQL Server 7.0/2000 ,  функционирующей  на платформе Microsoft Windows NT/2000/2003.