Система «СКАУТ – Спецпоставка» обеспечивает работу по сбору, вводу, обработке информации о закупках и продажах электронных компонентов с целью учета и получения итоговых финансовых и производственных данных из единой автоматизированной системы.

• Создание заявки от клиента и добавление позиций товара (менеджером по продажам);
• Создание запроса на квоту поставщикам и получение ответов-квот от поставщиков (менеджером по закупкам);
• Поиск электронных компонентов и подбор предложений от поставщиков (инженером по применению)
• Формирование коммерческого предложения и выставление счета клиенту (менеджером по продажам);
• Формирование заказа поставщику (менеджером по закупкам);
• Создание инвойса от зарубежного поставщика или счета от российского поставщика (менеджером по закупкам);
• Ввод оплат от клиентов по счету, поставщикам по инвойсам и других операций (бухгалтером);
• Ведение треков (посылок) от зарубежных поставщиков (логистом);
• Автоматическое и ручное создание приходных и расходных накладных, счетов-фактур (кладовщиком).

Базовые функциональные возможности системы

Решение задачи учета информации о закупках и продажах электронных компонентов в «СКАУТ – Спецпоставка» обеспечивается посредством:

• Ведения справочной информации: справочника номенклатуры (парт-номеров электронных компонентов), справочника производителей, контрагентов (клиентов, поставщиков, перевозчиков и т.д.), справочника должностей сотрудников, подразделений компании, справочника складов и т.д.;
• Удобный ввод позиций товара с помощью маски ввода (поиск по части парт-номеров);
• Ведение каталогов поставщиков и полученных квот от поставщиков – удобный просмотр наличия товара;
• Автоматическое ценообразование для продажной цены;
• Учет расходов по доставке товара и прочих расходов;
• Отслеживание сроков платежей по счетам и инвойсам, сроков поставок;
• Ведение складского учета;
• Ведение годовых и квартальных планов по клиентам и сотрудникам руководителем;
• Формирования аналитических отчетов по работе с поставщиками, по прибыльности сделок, формирование отчета по заработной плате сотрудникам;
• Системы оповещения сотрудников о необходимости согласования или исполнения Заявки;
• Связи с внешними подсистемами (1С).

Эффект от внедрения системы «СКАУТ – Спецпоставка»

Положительный эффект от внедрения Системы «СКАУТ – Спецпоставка» может быть оценен практически сразу после внедрения всеми участниками процесса закупки и продажи электронных компонентов:

Менеджеры по продажам

• Централизованное ведение всех имеющихся каталогов поставщиков, удобный поиск компонентов по истории закупок, оперативный доступ к состоянию склада обеспечивают ускорение поиска информации по нужному компоненту и снижение затрат времени менеджера по продажам на формирование коммерческого предложения
• Благодаря использованию базовых формул формирования наценки, зависящих как от условий работы с покупателем, так и от заключенных договоров с поставщиками, обеспечивается быстрое и точное формирование цены продажи компонента. В дальнейшем, соотношение цен поставщика и покупателя, наценки и прочих факторов позволит легко рассчитать прибыль от продажи данного компонента, учесть ее в начислении сдельной зарплаты менеджеру по продажам и определении общей прибыльности сделки.
• При получении от клиента списка закупаемых компонентов, обеспечивается возможность автоматизированного ввода этого списка в Систему, с автоматическим формированием цен поставки.
• Благодаря гибкой настройке условий договора с покупателем, обеспечивается возможность автоматического продвижения товара в заказ при получении от клиента частичной оплаты, без необходимости отслеживания менеджером по продажам состояния оплаты счета. При этом сохраняется возможность и ручного отслеживания состояния оплаты счета, и продвижения его в заказ, с санкции руководства компании.
• Благодаря развитой системе уведомлений, менеджер по продажам получает уведомления о получении квоты, а приходе на склад заказанного товара и т.д.
• Благодаря ведению в системе маршрутных листов треков, сопровождающих перемещение товара по терминалам, менеджер по продажам может в любой момент, по запросу покупателя, доложить состояние исполнения заказа, местонахождение закупленного товара, а также плановые сроки доставки.

В результате внедрения Системы увеличивается производительность труда менеджеров по продажам, что обеспечивает возможность оптимизации их количества.

Менеджеры по закупкам и логисты

• Благодаря централизованному ведению всех компонентов к заказу, появляется возможность автоматического формирования писем-заказов поставщикам по соответствующему шаблону.
• Ведение централизованного списка заказываемых компонентов, еще до оплаты счетов клиентами, позволяет менеджеру по закупкам оперативно планировать свою работу.
• Благодаря развитой системе уведомлений, менеджеру по закупкам не надо заботиться о специальном уведомлении менеджеров по продажам о получении квот и подтверждении заказа поставщиком – уведомления сформируются автоматически при вводе ответов на квоту, получении от поставщика инвойса и других событиях.
• При получении от поставщика подтверждения заказа (инвойса от иностранного поставщика или счета от российского), благодаря возможности автоматического формирования в Системе инвойса на основании компонентов к заказу, менеджер по закупкам избавлен от необходимости ввода в систему и дополнительного учета полученных от поставщиков инвойсов.
• Благодаря ведению в системе маршрутных листов треков, сопровождающих перемещение товара по терминалам, менеджер по продажам может самостоятельно, без привлечения менеджера по закупкам или логиста, доложить покупателю состояние исполнения заказа, местонахождение закупленного товара, а также плановые сроки доставки.

В результате внедрения Системы увеличивается производительность труда менеджеров по закупкам, что обеспечивает возможность дальнейшего наращивания количества поставщиков без необходимости наращивания количества менеджеров.

Кладовщики

• Благодаря автоматическому формированию приходных и расходных накладных с фактическими ценами продажи клиенту или закупки у поставщика, кладовщику остается только проверить фактическое наличие товара при приходовании на склад или отгрузке товара клиенту, что резко упрощает работу кладовщика.
• При нарушении количества товара при приходе или браке, обеспечивается автоматическое формирование товарных позиций для межскладских или возвратных накладных, а также обеспечивается технология разделения товарной позиции на части с дальнейшим самостоятельным жизненным циклом разделенных частей.
• Благодаря ведению цен в валюте и ведению справочника курсов, обеспечивается автоматический расчет валютных и рублевых сумм приходных и расходных накладных, с использованием баланса оплат и предоплат счетов и инвойсов.

Руководство и финансовые службы компании

• Благодаря централизованному ведению информации обо всех сделках, у руководства компании возникает целостная картина, по которой можно отслеживать информацию о прибыльности сделок, отдельных контрагентов, деятельности каждого менеджера по продажам и т.д.
• Благодаря развитой системе планирования и централизованному учету всех сделок, возникает возможность сопоставления плановых и фактических параметров по менеджерам, по контрагентам и т.д.. Это позволяет не только минимизировать затраты на формирование обязательной отчетности (расчет зарплаты менеджерам по продажам, расчет прибыльности контрагентов и т.д.), но и дать возможность оперативного внесения управляющего воздействия в виде измененных коэффициентов при расчете цен покупателю, при планировании работы отдела продаж и т.д.
• При необходимости обеспечивается интеграция с бухгалтерскими системами (в частности, 1С:Бухгалтерия), для ведения бухгалтерского и налогового учета, что позволяет полностью автоматизировать прохождение информации о каждой сделке от ее возникновения до бухгалтерского и налогового учета.

Внедрение система «СКАУТ-Спецпоставка» обеспечит для компании возможность стабильного и планомерного развития бизнеса при минимизации издержек как на ведение и обработку оперативной информации, так и на информационно-аналитическую поддержку принятия решений.